Gagner en productivité en startup : quand trop de process tue le process
Dans notre startup, on s’est rapidement retrouvé au début avec des process, des réunions et des outils dans tous les sens … Pour en sortir, on a inventé le concept des “Killing Sessions”, que l’on vous invite à découvrir ci-dessous.
Quand nous avons lancé Ignition Program nous avions des idées plein la tête. Chaque discussion apportait son lot de nouveaux process ou projets à lancer. On en était ravis. Mais progressivement et sans nous en rendre compte, nous avions mis en place au bout de quelques mois des dizaines d’outils, de réunions et de process…
Nous avions le sentiment d’avoir de plus en plus le nez dans le guidon, de faire toujours plus de trucs récurrents sans n’avoir plus aucun temps pour nous concentrer sur les sujets importants, cruciaux pour notre croissance.
Et Ignition Program créa la Killing Session
Un jour, on a commencé à discuter des choses qui fonctionnaient bien et surtout de celles qui fonctionnaient moins bien. Et à notre grande surprise, sur le pas top, nous étions inarrêtables… : “On fait trop de réunions, on utilise trop d’outils différents, les rôles ne sont pas clairs, tout le monde se marche dessus, pourquoi cette réunion déborde tout le temps ? etc.”
Alors nous avons voulu tester cette expérience avec toute l’équipe.
On l’a appelé la killing session : la réunion où l’on tue, on kill, on abandonne les process chronophages qui pourraient être remplacés !
Aujourd’hui, le mécanisme est simple : alors qu’elle s’improvisait au départ à la fin de chaque réunion, on s’est dit qu’il valait mieux garder toutes nos idées, et les exprimer tous ensemble une fois par mois pour gagner en efficacité.
Du coup la killing session, lancée chez Ignition Program, a lieu maintenant tous les trimestres. Toute l’équipe se donne rendez-vous autour d’un bureau. Une première personne se jette à l’eau, pendant qu’un autre prend en note tout ce qui se dit.
On a aussi testé si un jour de la semaine s’y prêtait mieux. Et oui ! C’est le vendredi : il y a un regain d’énergie, et on arrive plus facilement à faire le bilan des tâches inutiles et répétitives qui nous ont pompé de l’énergie le lundi aprem, le mercredi en fin de journée & co. C’est accessoirement bon pour le moral de partir le cœur léger débarrassé de process inutiles le vendredi à 19h 🙂
Pour se lancer, on réfléchit à ce que l’on déteste faire de façon récurrente (non, travailler n’est pas la bonne réponse !). Il faut répondre à la question : quelle tâche récurrente a-t-on trouvé fastidieuse, et surtout inutile au cours du mois écoulé, ou du moins remplaçable par bien des choses ?
Ensuite dans une bonne ambiance, l’équipe se penche sur chacun de ces problèmes, pour essayer d’optimiser le process.
Se redemander quel sens a ce dernier : pourquoi le fait-on, pourquoi l’a-t-on instauré ? Par quoi pourrait-on le remplacer ?
Pendant une demi heure, les idées fusent : et on tue les process encombrants, ennuyants, décourageants.
Pour plus d’efficacité : la prise de notes est essentielle. Si on ne prend pas en note dès le début : c’est le serpent qui se mord la queue, et la killing session devient de fait un process encombrant, qui porte mal ses fruits (oui on sait ca sent le vécu 😉 ). Car parfois la killing session, c’est l’optimisation de micro-process où l’on rassemble plein d’actions en une, pour gagner du temps !
Et le résultat ?
Avant par exemple nous faisions tous les lundis un tour de table de ce que chacun avait fait la semaine dernière et ses priorités. Et ça prenait tellement de temps…! Lors de la dernière Killing Session, on a décidé que ça durait trop longtemps pour ce qui s’en dégageait. Et on a unanimement voté pour l’adoption d’un sablier. Chaque membre de l’équipe a désormais obligation de parler moins d’une minute et d’être du coup concis, précis, et percutant.
Et bien croyez moi, lundi dernier on a fait le test, et réduit cette réunion d’une heure et demie à quinze minutes (pour le même résultat !) 🙂
Si on ne veut pas se transformer en multinationale écrabouillée par la réunionnite aigüe : il faut faire le ménage de printemps régulièrement. Et comme en startup, ça pulse, qu’on est addict aux nouvelles idées, il faut donc supprimer régulièrement celles qui ne marchent pas. C’est mathématique, il n’y a jamais que 24 h dans une journée. Regardez : les addicts au shopping, pour fermer leurs armoires : elles se débarrassent de ce qu’elles ne mettent plus !
Et notre secret c’est une heure par mois avec l’équipe debout lors des killings sessions 🙂
All credit goes to Jonathan Dahl for the title animation.
