Comment réussir son onboarding en startup ?
Vous avez trouvé votre nouvel emploi en startup, bravo ! Pour vous, cela rime avec la fin de votre recherche d'emploi, mais cela marque également le début d'un second chapitre beaucoup plus riche : la conquête de votre nouveau job. Et comme tout bon voyage, une arrivée en startup, ça se prépare ! Un onboarding réussi au cours de vos premières semaines, c'est l'assurance de bien comprendre votre startup, votre équipe, votre poste, et de démarrer du bon pied l'épopée qui se profile devant vous.
Onboarding : les temps forts d'une prise de poste
Bienvenue à bord, matelos !
Ça y est, vous l'avez, votre précieux sésame. Vous détenez enfin votre nouveau job, votre nouvelle destination professionnelle. Vous avez exulté après la réception de votre promesse d'embauche, vous avez appelé votre maman pour lui dire qu'elle avait eu de raison de croire en vous, et puis vous avez convié tous vos amis pour une tournée express des bars. Ainsi s'achève cette étrange odyssée qu'est la recherche d'emploi. Et ainsi démarre la prochaine : celle de votre nouvelle startup. Nouvelle équipe, nouveau poste, nouvel environnement, une aventure excitante se profile. Excitante mais aussi un peu stressante, car le début d'une nouvelle expérience est souvent source d'appréhension. Intégration dans l'équipe, compréhension du poste, alignement avec la culture : nombreuses sont en effet les problématiques qui se posent dès les premiers jours, et auxquelles le ou la nouvel(le) employé(e) devra vite s'adapter. Adaptation qui incombe au nouvel arrivant, mais surtout à l'entreprise, et notamment à la qualité de son processus d'intégration : l'onboarding.
L'objectif de cette épisode : vous faire comprendre le principe de l'onboarding, ses bénéfices, ses temps forts et ce qu'il requiert de votre part en tant que nouvel.le employé.e.
#1 Rappelle ton arrivée
Cela peut paraître évident, mais peu de gens y pensent ! Une bonne pratique à adopter est d ‘envoyer un mail ou d’appeler rapidement ton fondateur / manager pour confirmer ta venue et ton heure d’arrivée. Chaque entreprise a ses habitudes propres en matière d’horaires et de flexibilité, ce mail te permettra donc de t’aligner sur celles de ta nouvelle start-up — et t’évitera par exemple de te présenter à 8h30 si tes collègues viennent autour de 9h30 ( NB : histoire vraie…!) Et s’il s’agit d’une très jeune startup ou si tu es junior, n’oublie pas de demander si tu dois amener ton ordinateur personnel ou si celui-ci te sera fourni (c’est souvent attendu pour un stagiaire par exemple).
#2 Votre premier contact
L'onboarding est le rendez-vous à ne pas manquer, pour l'entreprise comme pour vous. Il est probablement l'une des étapes les plus importantes dans votre vie d'un salarié, car elle conditionnera votre socle ainsi que votre confiance envers votre manager et votre entreprise. Il n'est donc pas à négliger, et demande une implication et une solidarité de la part de toutes les équipes, d'autant plus lorsque la startup est en hyper-croissance.
C'est une première rencontre, et donc le moment où se forgent les premières impressions.
Pour l'entreprise, c'est un sas qui permet d'accompagner et intégrer les nouveaux arrivants. Pour vous, c'est un cadre dans lequel vous pourrez créer des liens avec les membres de l'équipe, tout en vous sentant écouté.e et soutenu.e.
On prête beaucoup de vertus à l'onboarding, mais si l'on devait en énumérer les principales, il s'agirait des suivantes :
- Renforcement de la cohésion d'équipe : Le bénéfice de l'onboarding sur cet aspect est double. Premièrement, il est l'occasion pour les membres de l'équipe de transmettre la culture et les valeurs de la startup, et ce faisant, de mieux se les approprier. Deuxièmement, il permet de créer un vrai "bain de culture", qui vous de très vite s'imprégner de l'esprit de l'entreprise.
- Engager les salariés : L'onboarding implique toute la startup (ou tout le département concerné, suivant la taille), et pas seulement votre nouveau manager. En intégrant les membres actuels de l'équipe à ce processus, on les responsabilise et on renforce leur sentiment d'appartenance à la startup.
- Accélérer l'intégration : L'un des objectifs principaux de l'onboarding est de créer du lien social. En créant un parcours dans lequel vous rencontrez et discutez avec tous les membres de la startup, il vous permet de créer de la proximité avec votre nouvelle équipe et de régler les problèmes de timidité : les gens vous accueillent à bras ouverts, se présentent à vous et engagent le dialogue pour mieux vous connaître.
- Accélérer l'apprentissage : Bien comprendre son poste, cela passe aussi par bien comprendre le poste des autres. En ayant une connaissance complète du rôle de chacun de vos collègues, vous parviendrez beaucoup mieux à identifier les enjeux de votre poste, ainsi que les synergies possibles entre vous et les différents membres de la startup.
- Augmenter la performance : L'onboarding n'est pas qu'une "Welcome session", il s'agit d'un processus qui facilite votre prise de poste, et diminue votre temps d'adaptation. Cela passe par l'intégration dans l'équipe, mais aussi par un accompagnement de votre manager sur la prise en main de votre métier (le premier mois en général). En posant un cadre de dialogue et d'écoute, l'onboarding permet de vous mettre plus rapidement sur les rails et vous met à disposition les bons outils pour progresser rapidement.
Les idées fausses sur l'onboarding
“C'est du babysitting”
Pour certains, l'onboarding est vu comme un processus infantilisant, qui met le nouvel employé dans un cocon. Cocon qui lui coûte du temps, et qui coûte du temps à son manager et aux autres membres de la startup. Mais il s'agit là d'une vision court-termiste, qui omet son retour sur investissement sur le long-terme.
Le ROI d'un onboarding réussi est en effet sans pareille mesure, tant sur le plan de la performance individuelle (meilleure compréhension du métier, du contexte, de l'activité, ...) que sur le plan de la fidélisation des talents (meilleure intégration, sentiment d'appartenance, alignement culturel, ...). L'onboarding est un investissement de temps qui assure au nouveau candidat de se lancer dans la bonne direction et dans le bon état d'esprit.
“C'est très rapide. En 2 jours c'est plié !”
Côté candidat comme entreprise, on remarque parfois cette tendance à vouloir expédier l'onboarding. Dans les faits, cela passe souvent par une compression ou par un raccourcissement du processus. Dans les deux cas, il y a erreur : dans le premier, vous êtes surchargé.e d'informations et n'avez pas le temps d'assimiler et de digérer ces-dernières ; dans le deuxième, vous manquez d'informations et votre connaissance de la startup est incomplète. Il est donc important d'allouer du temps à cet onboarding, de ne pas vouloir tout presser.
Il ne s'agit pas que de transmettre ou ingérer l'information, il s'agit aussi de la faire infuser (notamment sur les sujets de culture, etc.), et cela exige que l'on y consacre du temps.
“C’est mon manager qui doit tout faire”
Votre manager est responsable de construire votre parcours d'intégration et de favoriser votre progression, mais il ne tient qu'à vous de saisir cette opportunité et d'en profiter. Pour prendre une image, votre manager pose les rails, mais ce n'est pas à lui de vous faire avancer : vous êtes acteur de cet onboarding, et co-responsable de son succès. À vous d'aller vers les membres de votre équipe, de poser des questions, d'être à l'écoute, et de tirer parti de cet espace de dialogue qui vous est offert.
Votre rôle & implication dans l'onboarding : posture & attitude
Curiosité & Écoute
Arriver dans une nouvelle entreprise implique nécessairement l'exploration d'un nouvel environnement : nouvelle équipe, nouveaux fonctionnements, nouveau métier, nouveau jargon, beaucoup de choses sont à découvrir ... C'est une période durant laquelle les informations à assimiler sont très nombreuses, et au cours de laquelle vous devrez donc être particulièrement en éveil. Soyez curieux durant votre onboarding et n'hésitez pas à poser des questions : c'est avec cet état d'esprit que vous irez dans le fond des choses et que vous saisirez les subtilités de votre entreprise et de votre poste.
Une curiosité qui ira forcément de paire avec une bonne écoute, indispensable pour pouvoir interagir efficacement avec vos collègues et pouvoir tirer le plus d'informations de vos conversations. Laissez vos interlocuteurs parler, et évitez un maximum de les interrompre lorsqu'ils développent leurs idées : vous serez ainsi assurés de ne pas influencer le fil de leur pensée et éviterez ainsi de trop "orienter" la discussion.
Patience & Humilité
Ces deux qualités sont fondamentales pour votre intégration au sein de votre nouvelle équipe. Comme vous le verrez un peu plus loin dans l'article, vous serez amenés au cours des premières semaines à rencontrer beaucoup de monde, membres de pôles et fondateurs, dont les disponibilités seront ... variables. Il est donc important durant cette période d'être force de proposition, mais également de se montrer compréhensif et conscient des impératifs de vos collègues. Soyez flexible, soyez adaptable.
L'humilité est un point d'attention à ne pas négliger. Ne cherchez pas à attirer la lumière sur votre personne dès vos débuts.
Vous désirez faire votre place et devenir un membre à part de cette nouvelle famille, et c'est tout à fait normal. Mais ce qui part à l'origine d'un bon sentiment peut vous amener à en "faire trop", et à adopter certaines attitudes qui ne seraient pas les vôtres en temps normal, et qui pourraient déstabiliser vos nouveaux collègues. Restez donc naturels et laissez-vous aller, tout ira bien : les liens forts se créeront au fil du temps.
Persévérance & Communication
On ne le répètera jamais assez : le dialogue est la clé d'une bonne organisation en entreprise, et donc de l'épanouissement de chacun.
Les priorités changent rapidement en startup, et il faut donc absolument que vous preniez dès le début le réflexe d'échanger régulièrement avec vos collègues et de partager l'information.
Cela se révèlera particulièrement important dans votre relation avec votre manager (alignement des attentes, définition des objectifs), avec lequel vous devrez mettre en place des points de contact réguliers.
Vous ne serez pas efficace à votre poste dès le départ, un temps d'adaptation sera nécessaire. Cela dit, il est important que vous fassiez preuve d'une concentration et d'une envie de progresser à toute épreuve. N'hésitez pas à montrer vos avancées, vos réalisations, et montrez que vous avez, ou que vous cherchez à avoir, de l'impact dans votre équipe. Cela vous permettra non seulement de gagner la confiance de votre équipe, mais également de montrer plus rapidement en compétences.
Objectifs & timings de l'onboarding
L'onboarding n'est pas une science exacte, et de ce fait chaque entreprise aura sa propre manière de concevoir ou de mettre ce procédé en place. Cela dit, puisque rien ne vaut le concret, on vous partage ci-dessous la méthode d'onboarding que l'on emploie en interne chez Ignition Program, et qui se décompose en 3 temps : Jour 1, Semaine 1 & Mois 1.
Jour 1 : votre arrivée en poste
Cette journée est à 100% dédiée à vous. Vous devez avoir l'impression d'être en pilote automatique et pouvoir réaliser les premières actions de la checklist, définie par votre manager. Ce-dernier gère de A à Z cette première journée, et vous présente le programme de la première semaine.
À la fin de cette période, on estime que vous devez avoir en tête les éléments permettant de répondre aux questions suivantes :
- Attentes : Qu’est-ce qu’on attend de vous sur ce poste ? Quels sont vos objectifs ?
- Situation de la boîte : Quelle est l’histoire de la boîte ? Quelle évolution àcourt / moyen / long terme ?
- Ressources : Quels sont les outils et les personnes avec lesquels vous allez travailler ?
- Style : Quel est le fonctionnement de la startup au quotidien (horaires, ...) ?
Pour se faire, chez Ignition Program, le manager prend le temps de faire une présentation globale, préparée en amont, qui contient les informations suivantes :
- La startup.
- L'organigramme de la startup.
- La vision (ou "Why").
- Les Objectifs à horizon 20XX.
- Les mécaniques de la startup ("How").
- L'histoire d'Ignition Program en plusieurs dates clés.
- Vous, votre poste, et la suite.
- Les basiques à faire pour le "Jour 1".
- Les outils à télécharger pour le "Jour 1".
- La vision globale des objectifs "Semaine 1".
- Explication du pôle, du job et les basiques du poste.
- Parler du rapport d'étonnement.
Semaine 1
La première semaine est en général très riche en informations pour vous, qui allez rencontrer les autres membres de l'équipe, approfondir votre connaissance de l'entreprise, et commencer à structurer votre poste. Il s'agit du moment où les premières habitudes se mettent en place. Ces-dernières sont des points clés qui rassurent et qui permettent de mieux se projeter. Votre manager est un peu plus en retrait ici, son rôle étant de vous aider à prendre du recul et de favoriser le contact entre vous et le reste de la startup. Le contact Manager / Managé reste quotidien, à raison de 10 minutes par jour en moyenne pour débriefer.
À la fin de cette période, on estime que vous devez avoir des éléments de réponse plus précis sur les questions suivantes :
- Vision · Quel est l'objectif global de l'entreprise ? Quel est son mantra ?
- Relation Manager / Managé · Comment va s'organiser le dialogue entre le nouvel employé et son manager (point hebdo, ...) ?
- Métier · Quels sont les objectifs des prochains mois ? En quoi consiste le poste ?
- Équipe · Comment s'articulent les pôles les uns avec les autres ? Qui en fait partie ?
Pour rendre cela plus concret, on met ainsi en place les procédés suivants :
- Organiser des points de 15 min avec les personnes de chaque pôle.
- Organiser une discussion de 30 min avec le fondateur / la fondatrice (30min).
- Transmettre une première feuille de route des objectifs à 3 mois, avec une décomposition étape par étape.
- Réaliser le premier point hebdomadaire.
- Attribuer un “parrain”.
Premier mois de la prise de poste
Au bout d'un mois, vous connaissez bien votre équipe, et vous êtes plus ou moins rentré dans le concret du quotidien. C'est souvent durant cette période que la motivation peut commencer à descendre, en particulier à cause du fait que vos compétences et vos résultats ne sont pas encore développés ou visibles. Ce passage à vide est tout à fait normal, et c'est le rôle de votre manager de vous accompagner dans cette petite baisse de moral. Il sera à vos côtés et devra vous aider à surmonter les points bloquants et à remettre à flot votre motivation.
Les quelques symptômes classiques de creux d'énergie :
- Vous sentez une baisse de moral ou de motivation.
- Vous avez l'impression de ne pas vraiment savoir dans quelle direction aller, par où commencer.
- Vous avez le sentiment de ne pas arriver à réaliser vos tâches quotidiennes, et de vous empêtrer un peu dans votre quotidien.
Pour pallier à cela chez Ignition Program, on a une méthodologie très définie pour aider nous nouvelles recrues à se re-mobiliser et à se ré-énergiser :
- Définir le concept de Vallée de la mort, pour mieux le relativiser.
- Prendre du recul sur le travail établi, et donner des feedbacks pour mieux s'organiser et redonner confiance.
- Se servir des points hebdomadaires pour mieux calibrer les objectifs avec les attentes.
- Favoriser des petites victoires en définissant des objectifs courts termes atteignables.
Vers la fin de la période d’essai (6–7 mois le plus souvent) :
Se concentrer sur 2 à 3 résultats forts pour pérenniser la confiance de ton équipe et valider ton impact
La fin de ta période d’essai approche ? Sa validation passera forcément par le fait de prouver à ton équipe que tu as de l’impact à ton poste et que tu es à la hauteur. Cela passe par le fait d’obtenir des résultats significatifs sur des projets d’ampleur. En fonction de ta séniorité et de la situation de ta start-up, ces projets pourront être très différents. Bien souvent, ces projets sont inscrits dans la fiche de poste initiale.
Pour un poste de direction, il peut par exemple s’agir de restructurer une équipe (redéfinition des postes, mise en place de KPIs et d’objectifs, recrutements, etc.). Pour un poste de commercial, il peut s’agir par exemple d’aller décrocher plusieurs contrats importants dans un nouveau secteur.
L'onboarding en remote : le nouveau challenge
En full remote, on peut accueillir un nouveau salarié, sans l’avoir jamais rencontré, grâce à de bons outils technologiques et à un suivi managérial bien dosé ! On a regroupé dans cet article nos 7 bonnes pratiques pour un onboarding à distance. Challenge accepted ?
L'onboarding : le mot de la fin
"Ça va bien se passer".
S'il n'y avait qu'une chose à retenir, ce serait bien ça. Les startups ont parfaitement conscience qu'une bonne intégration, c'est l'assurance d'une bonne performance. Elles ont donc à coeur le fait d'accueillir leurs nouveaux membres de la meilleure manière possible, et de les accompagner dans leur progression interne. Soyez naturels, soyez enthousiastes, soyez ouverts : avec un tel état d'esprit, vous serez assurés de profiter à 100% de votre onboarding, et de démarrer votre nouvelle aventure sous les meilleures auspices.
