Nos 7 bonnes pratiques pour un onboarding en remote réussi

En remote, il s’agit de bien doser verticalité et horizontalité.

Si face à la crise, la verticalité reprend souvent naturellement ses droits, une bonne dose d’horizontalité permet aussi à chacun d’exprimer ses ressentis et son analyse. Cette horizontalité permet surtout de booster toujours plus l’engagement des salariés, en favorisant les initiatives business, mais aussi l’esprit d’équipe et l’entre aide grâce à des réunions rassemblant 100% des salariés, ou via des canaux de communication ouverts à tous.

Voici des outils et pratiques, testés et validés chezIgnition Program, et qui se sont révélés essentiels pour permettre aux onboardés d’affronter le confinement et le télétravail forcé, en enrichissant leurs liens avec le reste de l’équipe :

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• Une team de salariés volontaires en charge de faire vivre et développer un collectif, en dehors du travail. Chez nous, durant le confinement, une team de volontaires (chargée de la valeur Unir) a instauré des rendez-vous festifs sur Zoom, favorisé l’interaction informelle via un groupe WhatsApp dédié (blagues, défis, détente). Elle a ainsi contribué à renforcer le contact quotidien entre les équipes, soutenu l’émulation, l’empathie et la curiosité. Des traditions déjà bien ancrées en présentiel et qui ont été parfaitement adaptées au lockdown.

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• Les réunions rituelles qui énergisent l’entreprise ont été transposées sur Zoom : comme le 3615 (une réunion hebdomadaire qui lance traditionnellement la semaine chez Ignition) où l’on recense les points positifs et négatifs, et où l’on communique à tous les salariés les grands messages de la semaine. Essentielle pour que tous les salariés se voient. Depuis le confinement, on lui associe désormais un atelier d’échange par groupes de 3 sur le remote, le stress, les réussites, etc… Autre réunion, mensuelle celle-ci, le Captain dollar, qui se tient également désormais sur Zoom. Ce focus overview passe en revue les succès et les échecs ainsi que les réalisations chiffrées du mois passé, pour chaque pôle. On continue plus que jamais nos Kiff ton taf, un typeform pour noter de 1 à 10 le niveau de kiff au boulot, et qui permet une analyse fine mensuelle du mood de chacun, grâce à des questions comme :Quel est ton niveau de stress ? Comment tu vois ton avenir chezIgnition ? Confiant ou pas confiant ? Comment évalues-tu ton accès à l’info ? Comment évalues-tu ton intégration ? On peut ainsi débusquer rapidement ce qui manque le plus aux équipes, et pivoter d’un mois sur l’autre.Ce type d’initiatives renforce le sentiment d’écoute et de partage chez les salariés. 

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• Un Startup Weekend en remote ! Totalement inédit chez nous. Organisé par les salariés eux-mêmes, avec un vrai back-up des managers et du Co fondateur d’Ignition, il s’est révélé un levier essentiel de l’engagement des salariés pendant le remote. 60% de l’entreprise était au rendez-vous pour proposer et tester en live de nouvelles idées de business !

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• Une Newsletter en interne, L’Officielle, hebdomadaire, pour combler les lacunes d’information entre les salariés éparpillés. Cette communication volontairement top down rassure, donne les clés de compréhension de la stratégie de la société à tous, reconnecte aux problématiques majeures de l’entreprise, pour monter en initiative. En temps de crise, l’accès aux infos est crucial pour avoir le sentiment de faire partie d’un tout. Elle contient bien sûr un mot du DG, mais rappelle aussi les priorités et events de la semaine, les sujets brûlants du moment (locaux, remote, temps de travail, investissements, nouveaux business).

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• Des sessions AMA (“Ask me Anything”). Là aussi, la transparence et la fluidité de l’info sont au cœur de l’initiative AMA. Il s’agit de mettre fin au curse of knowledge… Dans cette session live, hebdomadaire ou bimensuelle, Lucas Co fondateur d’Ignition, répond à toutes les questions des salariés, envoyées en amont. Le but : ne pas perdre un temps infini à bétonner des emails pas forcément alignés avec les attentes de chacun, mais prendre le temps de répondre à des questions ciblées, afin de mettre tout le monde au même niveau d’information, d’apaiser les craintes, d’entrer dans le détail de certains sujets clés.

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• Un atelier 2,3,1 : C’est un process de consultation de salariés représentatifs, réunis pour donner leur avis de façon transparente, concernant une grande orientation stratégique de l’entreprise. L’atelier se tient en trois fois. Il permet de prendre le pouls des salariés et de créer de l’adhésion autour d’un projet engageant. Les salariés livrent leurs ressentis (corporel, puis, émotionnel, enfin rationnel).Puis résonnent entre eux. A la fin, le CEO prend seul la décision, une fois éclairé par les réponses et apports des salariés. Le dernier en date s’est tenu en plein confinement sur la question cruciale : « Faut-il pérenniser le remote en 2021 ? Si oui, quelle est la forme la plus adaptée ? »

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• Enfin, favoriser une écoute individuelle et fine pour permettre aux salariés de bien rythmer leur temps de travail. Pour ceux qui ne sont jamais contactés par leur manager, le temps est par trop distendu, moins structuré. A l’inverse, faire deux points téléphoniques par jour, stresse le salarié placé en état de sur contrôle épuisant. Le manager doit admettre la difficulté non feinte pour les salariés, d’avoir à rythmer leur travail dans un espace qui n’est pas neutre. C’est à lui d’aider à séquencer les périodes qui sont de l’ordre du privé et celles qui relèvent du travail.

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