Remote & télétravail : comment gérer le quotidien à distance ?
• Épisode
6

Management : Comment assurer un onboarding à distance ?

En remote, en télétravail ou en homeworking, un manager peut assurer un onboarding à distance, grâce aux outils technologiques et à une bonne organisation !

Management : Comment assurer un onboarding à distance ?

Souvent, les startups - par manque de temps, de moyens financiers ou humains - ne soignent pas suffisamment l’accueil et l’intégration des nouvelles recrues. Un vrai gâchis humain et organisationnel quand on sait qu’un salarié sur sept démissionne après 15 jours de travail, et que près de 30% des onboardés quittent leur poste dans l’année même de leur recrutement.

Mais depuis l’irruption du Covid 19 et ses conséquences économiques, tout a changé. Avec le remote forcé du confinement, certaines startups ont stratégiquement opté pour une continuité en télétravail, afin de s’alléger provisoirement de la charge des bureaux. En pleine crise, ces dernières ne peuvent plus s’offrir le luxe d’une déperdition d’énergie sur le recrutement. Ces startups souhaitent donc maintenant accorder un soin tout particulier à l’épineuse question de l’onboarding à distance, devenu Le nouvel enjeu RH. Et le nouveau casse-tête…

 

Comment accueillir un nouveau collaborateur sans le voir physiquement, comment garder un contact humain, développer un esprit de challenge et enrichir un lien managérial avec cet inconnu ? Quelles pratiques d’onboarding sont désormais obsolètes, et lesquelles sont à privilégier à distance ?

 

 

Pourquoi c’est important de ne pas bâcler un onboarding ?

 

Un manager qui expédie un onboarding - « allez, 2 jours, c’est bien suffisant » ou « il faut bien qu’il se jette à l’eau pour apprendre à nager » - c’est un peu comme un avion qui s’écraserait au décollage, ou un gardien de but qui marquerait contre son camp…

 

Non seulement le manager sabote la mission dont il est en charge auprès de l’onboardé, mais il impacte aussi négativement :

 

 

Quel est l’impact de l’onboarding en full remote sur la socialisation, la productivité et l’engagement ?

 

Les pratiques d’onboarding impossibles ou altérées en full remote.

 

Comme la plupart des entreprises confinées, Ignition Program a dû faire le deuil de ses pratiques initiales d’onboarding, devenues obsolètes en full remote :

 

Voyant qu’on ne pouvait plus s’appuyer sur nos outils et codes spécifiques, mis en place avant le confinement, notre laboratoire scientifique interne, spécialisé RH, a pris le relais pour creuser la question de l’onboarding en remote. Notre chercheur s’est penché sur une étude (codirigée par une chercheuse et un consultant chez Microsoft), composée de 95 entretiens et de 15 heures d'observation de cinq équipes travaillant en virtuel pour une grande société de logiciels transfrontalière aux États-Unis et au Canada (Not Seen and Not Heard : Onboarding Challenges in Newly Virtual Teams).

 

Le but : identifier les impacts spécifiques de l’onboarding en remote et ses implications sur le travail d'équipe à distance. 

 

Ce que nous apprend l’étude « Hemphil L. et Begel A (2014) » *

 

Les cas d’étude d’entreprises en remote ne sont pas légion. Et ceux d’onboarding à distance encore moins. Cette analyse comparative, menée chez SoftCo (une société de logiciels Fortune 500, dans lePacifique Nord-Ouest) sur 5 équipes de développement de logiciels, embauchées à distance pour épauler des collaborateurs principalement basés aux USA, offre donc un regard relativement inédit sur la qualité du travail virtuel et l'intégration des employés à distance.

Il en ressort que :

 

 

Le remote, une bénédiction et une malédiction

 

Pour les auteurs de l’étude, cet isolement des onboardés est à la fois une bénédiction et une malédiction. Une bénédiction car la distance empêche toute forme de distractions ainsi que la reproduction d’exemples négatifs – mauvaises habitudes des co-équipiers. Mais une malédiction aussi car elle sépare socialement le nouvel employé de l'équipe et l’empêche d’acquérir des connaissances tacites. 

 

Les nouveaux salariés, qui ont pu voir leurs coéquipiers et qui ont participé à des conversations informelles, ont exprimé moins d'anxiété et d'insécurité. Presque tous les membres de l'équipe (y compris les gestionnaires, les mentors et les nouveaux employés) croyaient que les autres savaient tout ce qu'ils savaient, voyaient les mêmes choses qu'ils voyaient et entendaient ce qu'ils avaient entendu. Pour autant, aucune des parties n’a pu décrire complètement et précisément l'environnement de travail de l'autre ou la vie quotidienne. Preuve que les interactions restaient trop superficielles.

 

On en déduit que les principaux obstacles à un bon onboarding à distance sont d’une part la communication informelle réduite, et d’autre part « l’invisibilité » des membres de l'équipe... 

 

 

Des pistes de bonnes pratiques en full remote

 

Les indicateurs de mesures d’un onboarding réussi en full remote 

 

On l’a vu plus haut, la fréquence et la nature des interactions au sein des équipe impactent fortement l'efficacité et la rapidité de l'intégration des onboardés. Les chercheurs de l’étude, eux, parviennent à ces conclusions :

 

Nos illustrations concrètes chez Ignition Program

 

Nos deux derniers salariés onboardés n’étaient là que depuis un petit mois lorsque l’entreprise a dû se confiner. L’un d’entre eux, Édouard, business analyst, qui effectue un travail plutôt solitaire, a cependant eu le temps de voir au moins une heure une trentaine de personnes, et de participer à un séminaire, juste avant le lockdown.

 

Voici les pratiques d’Ignition Program en full remote qui, selon lui, ont été bénéfiques pour la suite de son onboarding. Mais aussi les points qu’il nous faudrait encore améliorer.

 

Ce qui a marché :

o   Il y a eu de nombreux ateliers, portés par des volontaires très enthousiastes, pour décider en commun de stratégies importantes telles que l’abandon des locaux ou les heures de temps de travail. Des outils de pilotage déjà existants sur l’implication des salariés (comme « Kiff ton taf », un typeform qui traduit chaque semaine le degré de socialisation, d’engagement ou de sidération) ont permis à chacun, en remote, de faire connaître son feeling durant le confinement. Et de pivoter notre modèle pour nous ajuster aux ressentis des salariés. S’y sont ajoutées des nouveautés, comme l’AMA (Ask me anything), une session en live pour répondre à toutes les questions que se posent les équipes.

o   J’ai vraiment découvert les collaborateurs durant notre Startup Weekend en full remote, une grande première à distance ! Il s’est passé quelque chose de fort, qui a soudé les équipes autour de nouveaux projets.

 

Ce qu’on peut améliorer :

 

 

Conclusion : l’onboarding à distance, ce n’est pas mission impossible ! Il faut bien sûr user et abuser des bons outils technologiques, avec des rendez-vous fixes, préparés comme des réunions présentielles, pour permettre aux arrivants de faire partie d’un tout. Réunions d’équipe, de groupe, mais aussi des visios plus informelles sur des sujets culturels ou fun, à l’initiatives des salariés, pour conserver la culture d’entreprise existante. L’idée : que le nouvel arrivant puisse sociabiliser, trouver les bons codes/outils/interlocuteurs, afin qu’il s’autonomise le plus vite possible.

 

Reste aux managers à tâtonner un peu, à la recherche de ce savant dosage dans le suivi des onboardés. Il suffit pour cela de revenir quelques années en arrière, dans la peau du nouveau qu’on a un jour été, et se remémorer le magma émotionnel : l’excitation, l’adrénaline, le stress, le désir de perfection et, jusqu’à ce que l’on trouve ses marques et sa propre légitimité, ce trop long inconfort…

 

*Sources Hemphil L. et Begel A; (2014) "Not Seen and Not Heard:  Onboarding Challenges in Newly Virtual Teams"Research Gate (2020)  

Libby Hemphill Department of HumanitiesIllinois Institute of Technology Chicago, Illinois, USA libby.hemphill@iit.edu1 et Andrew Begel Microsoft Research Redmond, Washington, USAandrew.begel@microsoft.com (2014)

Link : Click here

 

 

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