Grandir en startup

Entretien annuel : Comment le préparer et le réussir ?

Notre guide pour réussir son entretien annuel

L’entretien annuel d’évaluation semble à lui seul une boule de neige formée de toutes nos angoisses. Le rendez-vous forcé des enfants punis ou insatisfaits. Pourtant, à bien y regarder, c’est un exercice comme un autre. Alors, vite, on dédramatise !

À quoi sert l’entretien annuel ?

L’entretien annuel, c’est le Saint-Graal des DRH. Il leur permet de se projeter aussi bien du côté des collaborateurs que de l’entreprise, d’accéder aux aspirations concrètes des salariés, et d’évaluer leurs managers. Autant vous dire que cet outil n’est pas prêt de disparaître.

Pour la direction, l’évaluation annuelle c’est l’assurance d’avoir une vision globale de la masse salariale, des besoins en formation et en compétence. Pour le salarié, c’est un moment dédié pour engager une conversation plus directe et qualitative avec son manager et faire son feedback sur son mode de management. 

 

En dépassant le sujet de la performance passée et attendue, en abordant le sujet de la motivation et du potentiel, le manager a l’opportunité de prendre un temps privilégié avec son collaborateur pour l’écouter comme on en a rarement l’occasion au quotidien, et ainsi de mieux comprendre ce qui se joue pour lui.

L’auto-évaluation du managé

Comment estimer vos réussites à leur juste valeur ? 

Pas de panique, vous n’êtes pas de retour sur les bancs de l’école à sagement attendre une récompense ou une sanction. Si l’entretien annuel peut, selon certains, frôler le rituel infantilisant, il est bien préparé en amont, il permet de valoriser votre place au sein de l’entreprise et d’appuyer vos requêtes. 

Managé, c’est le bon moment pour vous jeter opportunément quelques fleurs. Avant de commencer toute négociation sur les désirs d’évolution ou d’augmentation de salaire, jaugez vos performances pour construire votre argumentaire en restant objectif et franc, mais appuyez sans fausse timidité vos succès et mérites.

Utilisez tous les faits, tous les chiffres et résultats qui soulignent les projets et les initiatives réussies.

Détaillez 3 à 5 de vos accomplissements de l’année. Exemple. “Depuis que je consacre davantage de temps sur le reporting de ma newsletter, j’ai pu comprendre et faire disparaître certaines frustrations des lecteurs et augmenter le taux de conversion de 60%”. 

Passez votre fiche de poste au peigne fin pour faire le point sur les compétences acquises et développées au cours de l’année. Et si vous êtes totalement perdu dans le processus d’auto-évaluation, notre Guide de l’Évaluation annuelle vous aidera concrètement à mettre sous les projecteurs vos réussites, vos nouvelles compétences et bien d’autres métriques essentielles pour votre entretien annuel.

Redéfinissez vos objectifs et votre rôle dans l’entreprise 

Jouez carte sur table. Il s’agit là d’analyser vos erreurs ou vos échecs afin de trouver des solutions avec votre manager et des objectifs à la hauteur de votre potentiel. Que ce soit dû à un coup de mou, une mauvaise gestion du projet ou des dysfonctionnements au sein de l’équipe, il faut mettre le doigt sur ce qui vous a empêché d’atteindre les objectifs définis. 

Exemple. “Cette année, le taux d’acquisition de nouveaux clients a diminué de 10%. Bien que l’état actuel du marché ne nous ait pas aidé, je n’ai pas réussi à mettre en place autant de campagnes que je l'aurai espéré à cause d’une mauvaise gestion du temps consacré à certaines tâches. (...) Il serait pertinent de déléguer une partie des tâches pour nous concentrer davantage sur les tâches opérationnelles”.

Ce travail d’introspection permettra au salarié d’avoir une vision plus claire de son rôle au sein de l’entreprise et à l’employeur/manager d’interroger ses méthodes de management.

Outre les résultats chiffrés, l’entretien doit également porter sur le volet de la motivation et des aspirations du managé. À noter qu’une réflexion de fond sur l’adéquation avec les valeurs de l’entreprise permet de faire le point sur votre sentiment d’appartenance et de reconnaissance au sein de votre équipe. 

Exemple. “Lors du projet X, j’ai réussi à impliquer des collaborateurs d’autres services dans la mission et nouer des relations fortes avec des partenaires clés, grâce à notre valeur de “liberté”. Cela a boosté mon aptitude pour le travail en équipe et développé mon leadership”.

 

Envie d’évolution, d’une formation? 

S’il s’agit d’un exercice angoissant, c’est aussi le jour idéal pour faire savoir à votre manager que vous avez des désirs d’évolution sur le moyen ou long terme. Saisissez simplement votre chance et soumettez votre projet d’évolution clairement à votre employeur. Changer de poste, prendre de nouvelles responsabilités, changer d’équipe ? 

Si vous êtes atteint du syndrome du top model (qui attend d’être” découverte” comme la prochaine Kate Moss par un agent de talent au hasard d’une rue), et que vous pensez que votre patron va naturellement vous proposer un poste hiérarchique sans que vous ayez demandé quoi que ce soit, nous vous conseillons de cultiver la patience…  

Sinon, vous pouvez plutôt utiliser différentes métriques pour justifier votre besoin d’évolution (ça marche mieux en général).

Vous êtes dans un métier Sales où les échelons suivants sont déjà programmés en fonction de vos chiffres et de vos performances ? Relevez autant de résultats chiffrés qui traduisent vos initiatives réussies et votre impact sur le chiffre d'affaires.  

Vous êtes dans un métier Marketing où les évolutions de jobs tiennent davantage à vos aspirations, vos qualités d’apprentissage permanent sur de nouveaux sujets ? Sollicitez une demande de formation pour élargir vos compétences et mettre en avant votre potentiel. 


L’épineuse question de la demande d’augmentation 

 

Aaah l’argent… Le sujet est d’autant plus clivant et stigmatisant en entreprise, qu’il l’est déjà dans la vie de tous les jours. Chacun lui donne une symbolique différente, la réussite pour certains, un sujet tabou pour d’autres, quelque chose qu’il faut cacher, ou dont il faut s’excuser.  

Une demande d'augmentation traduit un fort investissement en temps consacré à ses tâches, sa valeur pour l’entreprise, son gain en compétences et surtout un besoin de reconnaissance. 

Inutile de noyer le poisson, vous aussi, votre rémunération vous tient à cœur. La bonne nouvelle, c’est que si votre engagement et votre motivation sont naturellement au top, votre boîte a tout intérêt à vous récompenser pour conserver votre talent.

Notre conseil : ne passez pas par 4 chemins. Soyez simple et franc.

Mais attention à bien doser. Trop d'assurance pourrait aisément passer pour de l’arrogance. La frontière est mince… 

 

1. Vérifiez que votre demande n’excède pas la grille des salaires de votre organisation. Une "bonne" politique salariale, c'est une politique équitable et méritocratique.

2. Préparez et aiguisez vos arguments avec des faits et des chiffres. “Merci de m’avoir fait confiance, cette année j’ai pu prendre des risques et mettre en place une nouvelle stratégie commerciale qui a porté ses fruits. Notre taux de conversion a doublé sur le site web et le panier moyen des ventes nationales a augmenté de 25%. J’ai dépassé les objectifs attendus, et j’ai défini de nouveaux objectifs plus ambitieux que l’on peut atteindre.”

3. Si l’entreprise n’est pas en mesure de satisfaire votre demande au moment T, elle peut vous obtenir d’autres avantages comme plus de flexibilité dans vos horaires de bureau, plus de congés payés ou bien offrir une formation professionnelle qui elle, débouchera sur un gain de compétences et donc une possible augmentation. L’employé est en droit d'interroger son manager sur les actions et les résultats spécifiques qui seraient nécessaires pour en mériter une. 


1. Inutile de vous victimiser. Exemple : “J’ai travaillé plus que mes horaires, je mérite une augmentation”. L’empathie débouche rarement sur une augmentation. 

Dites plutôt : “Ma ténacité a payé. J’ai enchaîné de nombreux dîners et déjeuners avec mes clients et ainsi closé une dizaine de deals supplémentaires qui ont rapporté à mon équipe +20% de CA. J'aimerais que cet investissement soit récompensé cette année par une augmentation, on en parle ?

2. Inutile de faire du chantage. Exemple : “Si je n’ai pas d'augmentation, je m’en vais, j’ai de meilleures propositions ailleurs”. Ce type de menaces mène rarement à une reconnaissance pécuniaire. Elle a plutôt pour effet de dégrader considérablement votre image auprès de votre manager et du coup… de vous rendre hautement remplaçable. Pourquoi investir sur un salarié qui vous dit explicitement que son avenir est ailleurs ?

3. Inutile de vous comparer aux autres. Exemple : “J’ai autant d’expérience que Roger qui vient d’être augmenté, je souhaite donc être augmenté moi aussi”. C’est la phrase qui tue l’augmentation par excellence. D’abord parce que seule la fonction publique octroie des augmentations en fonction de l’ancienneté. Ensuite, parce qu’il est tricky de se comparer aux autres sans prendre en compte leurs résultats. Cela vaut aussi pour “Je n’ai pas été augmenté depuis 5 ans, je veux une augmentation cette année !”.

 

Le feedback manager/managé 

Comment faire un feedback efficace et vertueux à son managé  

Instaurer un échange moins conventionnel et plus constructif est du ressort du manager. Reste qu’il n’est pas toujours évident de “bien” évaluer ses collaborateurs. C’est une compétence managériale qui demande de la pratique

 

1. Structurez votre feedback

Idéalement, le manager peut utiliser deux colonnes, l’une en face de l’autre : 

 

Ex :

Point positif : “En tant que Community Manager, tu as une réelle prise de hauteur sur nos sujets / convictions. Tu te poses les bonnes questions, comprends les enjeux et tu as une justesse d'analyse très appréciée, en plus d’une touche de créativité toujours débordante.”

Axe d’amélioration: “Pour une meilleure prise de hauteur sur ton poste ainsi qu’un meilleur leadership, je te propose d’améliorer encore ta capacité d’analyse de la data (ou de l'information) pour déployer des actions / développer des stratégies toujours plus cohérentes et alignées avec la stratégie globale, et surtout créer de l’adhésion dans tes (nouveaux) projets en peaufinant ton story-telling en interne. Cela t'aidera à être toujours plus proactif sur tes missions vs. réactif.”

 

2. Et pour aller plus loin...

Proposez lui, par exemple, de relever ensemble les qualités de leadership dont il a fait preuve dernièrement, pour donner à cet entretien une portée sur le volet du potentiel et de la motivation. 

 

Ex : pour chacun des points ci-dessous, demandez au managé de donner un exemple concret, puis de dégager ses forces et ses opportunités d’amélioration. Et commentez le résultat avec lui.

 

Tout l’enjeu est de ne pas réaliser cet exercice “à l’américaine”, en passant très vite sur une qualité pour mieux dire ensuite ce qui manque ou ce qui ne va pas.

L’authenticité reste le mot d’ordre de cet entretien. Le manager doit adopter une posture grandissante (versus angoissante ou même menaçante).

Mauvaise posture :“Tu es un bon Sales, donc ton axe d’amélioration c’est de faire + 20% !”.

La bonne posture serait de dire “Tu es un bon Sales et tu es doué d’une bonne pédagogie donc tu vas prendre de la hauteur sur ton poste et superviser le travail de 3 juniors qui deviendront tes managés.”

Lors de l’entretien, le feedback du manager doit moins porter sur la performance du salarié et davantage sur la construction et la mise en place d’actions concrètes. 


Managé, le manager aussi attend votre feedback sincère

Managés, c’est le seul (ou presque) moment de l’année où vous pouvez engager une discussion franche et ouverte avec votre manager sur vos attentes et appréciations des qualités de management. Si vous y mettez les formes et le fond, ce dernier a tout à y gagner et il le sait. Ce feedback constructif doit lui permettre de grandir dans son poste et d’emmener ses équipes plus loin. 

Manager, prenez le temps d’offrir à vos managés un cadre concret et pédagogique, au sein d’un document, pour récolter efficacement du feedback sur votre personne.

Pour un managé timide, ce cadre est une autorisation à parler et aussi un socle pour argumenter, idéal pour libérer la parole de façon constructive.

Écueil principal : ne faites pas de ces remarques une affaire personnelle ! Votre écoute active sera très appréciée par vos équipes, ce qui pourrait améliorer la confiance dans votre leadership et donc vos performances et vos modes de management. 

Le feedback des managés est essentiel pour contrer la forme trop verticale de l’entretien individuel.

Profitez-en pour aborder le sujet de la QVT (Qualité de Vie au Travail) pour sonder le niveau de satisfaction de vos équipes. 

 

Managers, demandez aussi le feedback des autres collaborateurs

Qu’il soit en perte de vitesse ou en vallée de l'humilité, un managé déboussolé ou fatigué peut vite regagner confiance grâce à des feedbacks humains, positifs, qui soulignent sa place et sa valeur au sein de la team. L’exercice, bien mené, peut agir comme un véritable égo boost. Une réelle bouffée d'oxygène lorsqu’on est perdu !

À l’inverse, un managé bien dans ses bottes, qui reçoit les mêmes démonstrations de camaraderie et d’appréciation réelle de ses compétences, sera également plus confiant, et prendra naturellement plus de leadership et plus de proactivité sur ses sujets. 

Que du bonus donc !

 

Managers, récoltez facilement du feedback sur votre managé auprès des collaborateurs de votre team, comme à ceux avec qui le managé a travaillé durant les 8-10 derniers mois, grâce des questions regroupées sur un document ppt , comme :

 

Pour aller plus loin, le manager peut aussi récolter du feedback en live au cours d’une réunion d’une heure maximum, ce qui a l’avantage d’un échange plus humain et plus direct. Ou opter pour d’autres techniques plus pointues et impactantes, si il/elle est déjà rompu(e) au feedback. Découvrez ces exercices au sein de notre formation SpineUp.


Le déroulé de l’entretien 

Quelles attitudes adopter ?

Le manager

Le jour J, le manager doit adopter une posture d’écoute active en prenant soin d’être empathique et bienveillant.

La dimension humaine de l’évaluation n’est pas à négliger, que ce soit dans la forme ou dans le fond. 

Il est plus difficile d’instaurer un climat de bienveillance dans certaines entreprises. La CNV (Communication Non Violente) peut concrètement vous aider à cadrer votre discussion. Ce n’est pas parce qu’on ne crie pas, qu’on n’est pas dans un comportement agressif ou violent plus insidieux. Il va de soi que ça n'améliorera ni la confiance entre vous et votre managé, ni son bien-être et encore moins par ricochet sa performance.

Si le managé fait preuve de rigueur lors de son entretien et engage une discussion consensuelle, il est d’autant plus important pour vous de mesurer vos paroles et de préparer des arguments constructifs pour faire progresser la discussion dans la bonne direction. 

Le managé

Votre attitude et votre engagement lors de cet entretien reflètent votre motivation et bien-être au sein de votre équipe. Ne prenez pas les potentielles critiques trop personnellement : l’objectif de cette discussion est de vous faire progresser.

Une attitude proactive sera fortement appréciée lors de l’évocation des projets moins réussis ou des objectifs non atteints.

Évitez à tout prix une attitude justifiante ou victimisante. Et assumez votre part de responsabilités sans détour et sans misérabilisme. Montrez ce que cet éventuel échec vous a appris et les leçons que vous en tirez pour la suite. Vous en sortirez grandi. 

Et après ? 

L’après est tout aussi important et ne doit pas balayer toutes les bonnes pratiques mises en place durant l’exercice. Les deux parties doivent impérativement établir une To Do vertueuse et tenir leurs engagements. Cette To Do servira de point de repère pour la prochaine évaluation annuelle et permettra une rétrospective plus aisée.

Les managers doivent répondre rapidement aux points soulevés par le managé, notamment sur la demande d’augmentation ou d’évolution de poste, qui sont déterminantes pour lui. 

Si vous avez apprécié les conseils de cet article, n’hésitez pas à découvrir nos autres guides experts RH pour co-construire un avenir engageant et personnalisé avec vos salariés ou tout simplement apprendre à grandir dans votre job.

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