Le b.a.ba. du travail en équipe
Ce n’est un secret pour personne : le travail en équipe permet de résoudre des problèmes plus rapidement tout en favorisant l’innovation et l’engagement des collaborateurs. Il développe les forces individuelles de chacun tout en œuvrant pour un objectif commun. C’est pour ces raisons qu’il est aussi précieux et nécessaire à la croissance sereine de l’entreprise mais aussi à l'épanouissement des collaborateurs.
Mais comment faire pour que ce travail collaboratif soit fluide, efficace et agréable pour tout le monde ?
La définition de l’objectif commun et le rôle des coéquipiers
La première chose à faire lorsque l’on constitue une équipe de travail, c’est de définir l’objectif commun à atteindre ainsi que le rôle des coéquipiers. Que ce soit une équipe au sein d’un même pôle ou de pôles divers, l’objectif est de répartir les tâches selon le savoir-être et les savoir-faire des salariés pour que le meilleur de chaque membre de l'équipe soit mis à contribution. Et de bien s'assurer de la bonne complémentarité de leurs compétences afin que chacun puisse y trouver sa place et son utilité.
Pour cela, il s’agit de bien connaître les points forts et les points faibles de chacun de vos collaborateurs. Et de prendre aussi en compte leur personnalité, leur zone de kiffe : une personne introvertie aura davantage besoin de calme et d’indépendance contrairement à une personne extravertie qui se ressource dans l’échange et le groupe. Enfin, posez-vous la question : pourquoi ce travail de groupe est-il important, pour l’entreprise, mais aussi pour le collaborateur ? Qu’est-ce que cette collaboration pourrait lui apporter, comment pourrait-elle le faire progresser ?
Un chef d’équipe, owner, s’assure ensuite de la bonne compréhension de l’objectif commun et identifie les facteurs du succès du projet, et un project manager s’occupe de la partie plus opérationnelle et veille à ce que l’équipe respecte les deadlines et qu’elle dispose des ressources nécessaires pour mener à bien le projet. Ces deux rôles sont importants, surtout à l’époque du télétravail généralisé où 46 % des salariés considèrent que le télétravail complexifie le travail en équipe.
Des outils et méthodes pour mieux travailler en équipe
De nombreux outils et méthodes permettent de faciliter le travail en équipe et d'améliorer l’implication des salariés.
Pour bien les choisir, il s’agit de savoir à quel besoin ils répondent.
- La méthode SMART permet de définir des objectifs à la fois pertinents et atteignables. SMART signifiant “spécifique”, “mesurable”, “ambitieux”, “réaliste” et “temporellement défini”.
- La matrice Eisenhower donne du recul sur les tâches à accomplir et aide à prioriser.
- La pyramide de Maslow, ou la pyramide des besoins, aide à motiver un collaborateur.
- L’outil DISC, permet de communiquer efficacement en fonction d’une personnalité.
D’autres outils digitaux, tels que Trello, Teamwork et Monday assurent une vision plus chronologique d’un projet.
Tandis que Slack et Discord, utiles pour échanger par team ou en one to one au quotidien, peuvent également se révéler chronophages si on y échange trop de documents.
Nos 4 meilleurs conseils pour un travail en équipe efficace
Faites un meilleur usage des réunions
Saviez-vous que nous consacrons 27 jours de travail par an aux réunions et que celles-ci se révèlent toujours plus nombreuses avec la démocratisation de la visioconférence ? Pour autant, si elles peuvent souder un collectif, les réunions à outrances impliquant trop d’interlocuteurs inutiles au projet, participent également massivement au désengagement des employés. Et nuisent donc au travail en équipe.
Pour une réunion efficace et une meilleure collaboration entre membres d’une même équipe, suivez nos 4 règles d’or :
Identifiez un objectif clair de réunion : est-ce pour brainstormer sur la prochaine campagne de communication ? Pour établir un retroplanning d’un projet qui débute ? Ou bien souhaitez-vous plutôt parler d’une difficulté rencontrée avec un client ?
Que vous soyez animateur ou participant, préparez la réunion en amont, cela évite de perdre du temps. Si vous êtes animateur, envoyez l’ordre du jour et les documents utiles au travail d’équipe suffisamment à l’avance pour que l’ensemble du groupe puisse avoir le temps de s’en imprégner. Aussi, n’oubliez pas d’inviter seulement les collaborateurs qui ont les compétences pour répondre à l’objectif de la réunion. Si vous êtes invité à la réunion, veillez à ne pas arriver les mains dans les poches pour autant. Demandez-vous : “Que dois-je faire pour arriver préparé ?”, “Quel rôle dois-je jouer dans cette réunion ?”, “Qu’est-ce que l’on attend de moi ?”
Commencez la réunion par un tour de table complet pour que chaque participant se sente impliqué.
Respectez l’ordre du jour, évitez les digressions, nommez un time keeper pour plus d’efficacité.
Améliorez votre communication
Le travail en équipe implique par essence de savoir communiquer. “Communiquer”, c’est bien sûr mettre en commun. Mais il y a l’art et la manière de mettre en commun connaissances, informations, et surtout, émotions… Communiquer, c’est pouvoir s’exprimer avec simplicité et diplomatie, mais aussi savoir écouter avec attention. Vaste programme !
La Communication Non Violente (CNV) permet aux collaborateurs pour se comprendre, s’exprimer, formuler leurs émotions et clarifier leurs intentions. Elle aide également à mieux écouter et à améliorer une situation. Elle repose sur 4 principes fondamentaux :
1- L’observation des faits : une description factuelle et objective. “Le mois dernier, trois de tes projets ont été rendus après la deadline”.
2- L’identification des émotions qu’ils suscitent. “Je suis inquiet car le client commence à douter de nos compétences”.
3- L’expression du besoin qui se cache derrière ces émotions car derrière chaque sentiment négatif, il y a un besoin insatisfait. “J’ai besoin que les consignes soient respectées”.
4- La formulation d’une demande qui répond à ce besoin. ”La prochaine fois, pourras-tu m’envoyer tes documents 3 jours avant la deadline du client pour que l’on ait le temps de revoir le tout ensemble ?”
Travailler en équipe, c’est aussi s’assurer que votre message a été bien compris par votre interlocuteur... “Le plus grand problème en communication, c'est d'avoir l'illusion qu'elle a eu lieu” a déclaré le Prix Nobel George Bernard Shaw. Pour confirmer la bonne réception d’un message, un résumé par mail ou tchat peut être utile. Mais parfois, bien que les échanges téléphoniques se raréfient au travail, prendre son téléphone pour discuter est plus efficace et moins chronophage qu’un échange écrit. Cela permet non seulement d’éviter les malentendus mais aussi de renforcer les relations.
Mettez en place des rituels
Comment créer une harmonie de groupe ?
En mettant en place des rituels, ciment de la culture d’entreprise. Car une culture ne peut exister sans rituels fondateurs et rassembleurs !
Un rituel peut être plus ou moins ludique, mais il doit toujours permettre de sortir du quotidien et avoir une dimension régénératrice, c’est cela qui donne un sentiment d’appartenance au groupe. D’une réunion hebdomadaire à un déjeuner d’équipe en dehors du bureau, en passant par une météo des émotions, un petit déjeuner autour d’un invité, un concours de cuisine ou une soirée “Talent show”, ces rituels ont pour vocation de permettre aux personnes qui travaillent en équipe de mieux se connaître, de découvrir d’autres facettes de personnalité et d’avoir des plages horaires prévues pour passer du temps ensemble et forger des liens plus profonds et authentiques.
Pensez organisation plus que composition de l’équipe
Ce n’est pas la composition de l’équipe qui fait sa réussite, mais son organisation. Pour la faire courte, il ne suffit pas d’avoir les meilleurs players autour de la table pour bien travailler en équipe. Voici les 5 facteurs clés de succès du travail en équipe :
La sécurité psychologique : la peur étant souvent un frein, il est important que les coéquipiers se sentent en confiance.
La fiabilité : savoir qu’un employé peut compter sur les membres de son équipe.
La structure et la clarté de la mission : une réunion spéciale “points bloquants” permet de clarifier le rôle de chacun et de soulever les difficultés, s’il y en a.
Le sens : tout le monde doit trouver du sens dans son travail pour se sentir impliqué.
L’impact : lors d’un travail d’équipe, chaque collaborateur doit savoir comment son rôle va impacter le projet.
La majorité de ces pratiques éprouvées sont simples et peu coûteuses : choisissez celles qui vous parlent davantage pour les tester dans vos équipes. Elles permettront petit à petit d’améliorer la chimie dans le groupe de travail, d’engager les collaborateurs et de créer un environnement de travail en équipe à la fois humain et performant.
Travail en équipe – Aller plus loin
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