Comment mettre en place un tableau de bord RH efficace ?

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Dans le domaine de la gestion des ressources humaines, avoir une vue d'ensemble claire et concise est essentiel. C'est là que le tableau de bord RH entre en jeu. C’est un outil de gestion qui permet aux responsables des ressources humaines de visualiser et de suivre les données clés liées aux employés et à l'organisation dans son ensemble. 

Zoom sur ce fameux tableau de bord : ses avantages, ses objectifs, ses indicateurs RH, comment le créer et des exemples pour vous donner une idée claire. Et pour aller encore plus loin, découvrez notre outil Scan RH développé par notre Docteur en Management. Il vous permet d'évaluer la politique RH de votre entreprise en 15 minutes à travers 5 piliers : engagement, performance collective, performance individuelle, qualité de vie au travail et marque employeur.

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Qu’est-ce qu’un tableau de bord RH ?

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Le tableau de bord RH vous permet d'évaluer comment fonctionnent vos ressources humaines en utilisant une variété d'indicateurs sur une période donnée, que ce soit un mois, un trimestre ou une année.

C'est simple : le tableau de bord se présente sous forme de tableaux et de graphiques, faciles à comprendre et à consulter. Concrètement, il centralise toutes les informations et les indicateurs RH dont vous avez besoin pour prendre des décisions éclairées. On l'appelle aussi tableau de bord social (TBS) ou reporting RH.

À quoi ça sert ? Eh bien, ça vous donne une vision claire et en temps réel de la santé de votre service des ressources humaines et de l'ensemble de votre personnel. En un coup d'œil, vous pouvez suivre des prévisions à court et moyen terme pour vous aider à fixer ou à atteindre vos objectifs. À noter que, cet outil de pilotage ne doit pas être figé dans le temps. Il doit être modifiable facilement en fonction du contexte de votre entreprise afin d’avoir les informations les plus à jour possible et de mettre en place les actions nécessaires à ce moment précis. C'est une boussole pour naviguer dans la jungle des ressources humaines !

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Pourquoi mettre en place un tableau de bord RH ?

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Les avantages du tableau de bord RH

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Le tableau de bord RH, c'est un peu le Saint Graal pour la Direction des Ressources Humaines. Que votre entreprise soit grande ou petite, il donne une vue d'ensemble précieuse.

Suivre vos principaux indicateurs RH à travers un tableau de bord présente de nombreux avantages pour votre organisation, notamment :

• Visibilité instantanée sur la "santé RH" : Taux de turnover, égalité des sexes, pyramide des âges, taux d'absentéisme... Toutes ces données vous permettent de repérer rapidement d'éventuels problèmes et d'agir en conséquence.
• Outil de communication interne : Il facilite le partage d'informations avec l'ensemble des parties prenantes de l'entreprise.
• Support pour vos documents RH : Il complète efficacement vos rapports comme le BDESE, par exemple.
• Aide à la décision stratégique : Grâce aux données chiffrées qu'il offre, c'est un véritable allié pour réfléchir à des solutions réfléchies.

Vous l’aurez compris, le tableau de bord RH est un dispositif précieux pour la prise de décision rapide et efficace. En donnant une vue d'ensemble de la situation de l’entreprise à un moment donné, il permet aux responsables RH, ainsi qu'à la direction et aux managers, de déployer des actions adaptées à la réalité.

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Les objectifs d’un tableau de bord

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L’objectif d’un tableau de bord RH peut varier selon les entreprises, car il est possible de suivre différents indicateurs RH. Mais globalement, son objectif premier est de réaliser un diagnostic précis de la situation de votre entreprise à un moment donné.

Les principaux objectifs du tableau de bord RH sont :

• Diagnostiquer l’état de votre entreprise à un moment donné : En suivant la performance des employés et des processus RH, le tableau de bord RH vous offre une vision claire de la santé de votre société et de vos effectifs.

• Connaître le climat social de votre entreprise : Il vous permet de comprendre le ressenti des employés et d'identifier les éventuels problèmes liés au bien-être au travail afin d’augmenter la satisfaction des salariés.

• Informer les salariés : Facilitant la communication entre les différentes équipes RH et les autres départements, le tableau de bord RH fournit des informations transparentes et actualisées sur les questions relatives au personnel.

Prévoir les différentes stratégies pour remédier aux éventuels problèmes détectés : En fournissant des données en temps réel sur les effectifs, les coûts, les absences, le recrutement, l’intégration… Le tableau de bord RH aide à prendre des décisions stratégiques concernant l’amélioration du processus de recrutement, la formation, la rétention du personnel, etc.

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Quels sont les principaux indicateurs RH d’un tableau de bord ?

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Le terme indicateur RH ou KPI (pour Key Performance Indicator) est assez récent. C'est un outil qui permet d'évaluer et de suivre les données essentielles liées à vos ressources humaines. En d'autres termes, un indicateur RH vous aide à piloter et mesurer ce qui compte vraiment dans votre entreprise.

Les indicateurs RH peuvent varier d'une entreprise à l'autre, en fonction des besoins de chacun. En tant qu'employeur ou directeur des ressources humaines, vous avez la liberté de choisir ceux qui sont les plus pertinents pour atteindre vos objectifs et maintenir une stratégie efficace, voire de les adapter au fur et à mesure que votre organisation évolue.

Parmi les indicateurs RH les plus couramment utilisés dans la construction d'un tableau de bord, on trouve :

• La qualité de vie au travail (QVT)
• La masse salariale
• L'eNPS (Employee Net Promoter Score)
• L'effectif de l'entreprise
• Le turnover ou taux de rotation du personnel
• L'absentéisme au travail
• Le coût et le temps de formation des salariés
• Le coût d’un recrutement

Pour une meilleure lisibilité, il est recommandé de regrouper ces indicateurs dans un tableau de bord RH. Habituellement, on retrouve quatre catégories principales :

• Le climat social, comprenant l'eNPS, le taux de turnover, etc.
• Les finances RH, avec notamment le coût de la masse salariale, le salaire moyen, etc.
• La santé et la sécurité au travail, incluant le taux d'accidents du travail, l'absentéisme, etc.
• Le prévisionnel RH, regroupant la pyramide des âges, la formation, le recrutement, etc.

Bien sûr, ces catégories sont données à titre indicatif ; il faut les adapter en fonction des besoins spécifiques de l’entreprise et des résultats attendus. 

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Comment élaborer un tableau de bord RH ?

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Pour créer un tableau de bord RH efficace pour votre entreprise, il est important de suivre quelques étapes clés :

1. Identifier les besoins de votre société : Posez-vous les bonnes questions sur les défis et les priorités de votre entreprise en matière de ressources humaines.
2. Définir vos objectifs : Une fois que vous avez identifié les besoins de votre entreprise, déterminez ce que vous souhaitez suivre et améliorer avec votre tableau de bord RH. Choisissez des indicateurs pertinents qui correspondent à vos objectifs spécifiques.
3. ‍Collecter les données : Rassemblez les données nécessaires à partir de différentes sources telles que les systèmes de gestion des ressources humaines, les feuilles de temps et les enquêtes. Assurez-vous de hiérarchiser ces informations et indicateurs pour établir un tableau de bord RH pertinent.
4. ‍Concevoir votre tableau de bord : Utilisez des outils comme des logiciels de gestion ou des tableurs pour le créer de façon claire et facile à comprendre. Organisez vos données de manière logique et visuellement attrayante pour une consultation aisée.
5. Pour garantir l'efficacité de votre tableau de bord RH, il est essentiel de surveiller régulièrement les données, d'analyser les tendances et d'ajuster en conséquence. Ne craignez pas de réviser et de peaufiner vos indicateurs en fonction des résultats obtenus. Lors de la création de votre tableau de bord RH, définissez les fréquences de mise à jour. Cela vous permettra de savoir à quelle période il convient d'actualiser les données. La mise à jour peut concerner l'actualisation des données ainsi que l'ajout ou la suppression d'indicateurs RH selon vos besoins et votre but. L'actualisation régulière de votre tableau de bord RH est cruciale, car elle vous donne des informations à jour et des indicateurs pertinents pour toutes vos prises de décision. Pour gagner du temps et de l'efficacité, il est fortement recommandé d'automatiser autant que possible votre tableau de bord grâce à des outils ! Cela vous permettra de vous concentrer sur l'analyse des données et la prise de décision plutôt que sur la collecte et la mise à jour manuelle des données.

En suivant ces étapes, vous serez en mesure de créer un tableau de bord RH efficace qui vous aidera à prendre des décisions stratégiques pour le développement de votre entreprise et le bien-être de vos employés.

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Exemples de tableau de bord RH

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Le tableau de bord RH peut revêtir différentes formes, mais dans tous les cas, il est réalisé grâce à un outil numérique, comme un logiciel SIRH ou un document Excel. Il est important que ce soit simple et visuel pour que tout le monde puisse le comprendre rapidement.

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Via un tableur Excel

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Vous pouvez utiliser Excel pour travailler et analyser vos données, puis mettre en page vos graphiques sur PowerPoint et les partager avec les membres de l'équipe RH et la direction. L'avantage ? C'est économique et vous pouvez personnaliser votre tableau de bord à 100 %. Cependant, cela demande du temps et des compétences pour maîtriser l'outil.

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Via un logiciel RH

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Une autre solution, plus simple et rapide, c'est d'utiliser un logiciel SIRH (Système d'Information de gestion des Ressources Humaines). Il collecte vos données, les analyse et génère automatiquement des tableaux de bord. Turnover, absentéisme, masse salariale, etc. : des données fiables, automatisées et essentielles pour la prise de décision stratégique de l'entreprise.

Un tableau de bord RH est un outil de pilotage indispensable pour les entreprises soucieuses d'optimiser leur gestion du capital humain. En utilisant les bons logiciels, en suivant les bons indicateurs et en prenant des mesures appropriées, les entreprises peuvent améliorer leur performance, leur productivité et la satisfaction de leurs employés.

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