Avec l'essor des démissions et une économie en perpétuelle mutation, il est essentiel pour les entreprises de non seulement prendre soin de leurs talents pour les fidéliser, mais aussi de les transformer en ambassadeurs de la marque, même après leur départ.

Une étude de Hays (2019) révèle d'ailleurs que 85 % des employés seraient enclins à parler positivement de leur entreprise si leur sortie est bien orchestrée. Pourtant, étonnamment, 71 % des entreprises n'ont pas encore mis en place un processus d'offboarding structuré (Source : Zippia, 2023). Il est grand temps de changer la donne, non ?

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Pourquoi et comment mettre en place un offboarding efficace ?

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L'expérience d'un employé au sein d'une entreprise doit être orchestrée de son arrivée à son départ. D’abord, il y a l'intégration, ou l’onboarding, qui consiste à accueillir les nouveaux membres de l'équipe de manière optimale. L’onboarding est de mieux en mieux maîtrisé par les entreprises (même s’il reste encore du boulot sur le sujet, d’ailleurs, voici notre guide sur l’onboarding). Mais il y a également l’offboarding, qui marque le départ du salarié. Cette étape est bien trop souvent mise de côté, pourtant, elle est aussi cruciale qu’un bon onboarding.

Le départ d'un collaborateur est un moment clé pour l'organisation. S'il est mal géré, cela peut laisser un goût amer. C'est pourquoi offrir un offboarding de qualité est vital. Non seulement cela montre à vos talents qui partent (mais aussi à ceux qui restent) que vous les valorisez jusqu'au bout.

Alors, comment réussir un offboarding efficace ? On vous propose notre guide pratique sur l’offboarding ainsi que des conseils pour naviguer dans ce processus parfois complexe, avec le sourire et en toute sérénité.

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Qu’est-ce que l’offboarding ?

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L'offboarding, terme venu du management américain, désigne la gestion du départ d'un collaborateur, qu'il s'agisse d'une démission, d'une rupture conventionnelle, d'un licenciement, d'une retraite ou de la fin d'un contrat. Cette phase cruciale commence dès l'annonce du départ et se poursuit jusqu'à la séparation effective entre l'employé et l'employeur. En s'appuyant sur une stratégie d’offboarding bien définie, il est possible de transformer une situation potentiellement négative en une opportunité de renforcement de la culture d'entreprise et du réseau professionnel.

Quel que soit le motif du départ d'un collaborateur, il est essentiel de bien le préparer. Dans les grandes et moyennes entreprises, cette tâche est souvent confiée aux ressources humaines, qui peuvent élaborer un guide des bonnes pratiques. Dans les petites structures, cette responsabilité incombe généralement à l'employeur ou au manager.

L’offboarding englobe tous les processus, procédures et services qu’une entreprise met en place pour gérer et faciliter le départ d’un employé, qu’il soit volontaire ou imposé. Pour être vraiment utile et efficace, l’offboarding ne doit pas se limiter à une simple liste de tâches à accomplir. Il doit inclure les procédures légales requises tout en servant de facilitateur pour une transition fluide.

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Pourquoi mettre en place l’offboarding RH ?

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Le départ d’un collaborateur, peu importe les raisons, est toujours un moment déstabilisant pour l’équipe qui doit composer avec un nouvel équilibre et/ou un nouveau salarié. Une gestion proactive et empathique de l'offboarding aide à maintenir la motivation et la cohésion d’équipe.

L'offboarding RH, c'est un peu comme s'assurer que la fête est aussi sympa à la fin qu'au début. On parle souvent de l'importance de l'onboarding, mais le départ de vos salariés mérite tout autant d'attention. Pourquoi ? Parce que chaque employé, qu'il reste ou parte, est une pièce du puzzle qui forme votre entreprise.

D'abord, un bon offboarding, c'est l'assurance de garder des relations positives. Un employé qui quitte son poste avec le sourire a beaucoup plus de chances de parler en bien de vous (85 % des collaborateurs sont prêts à parler en bien de leur entreprise si leur départ se passe bien (Source : étude de Hays 2019), et peut même revenir un jour avec encore plus de compétences. C'est du win-win !

Ensuite, c'est une question de sécurité et de fluidité. En récupérant le matériel et en coupant les accès, vous évitez tout risque de fuite d'infos sensibles. En 2018, 34 % des fuites de données ont impliqué des acteurs internes (Verizon). 

Enfin, un départ bien géré, c'est un vrai plus pour votre marque employeur. C'est montrer à vos équipes que vous êtes là pour les soutenir jusqu'au bout. Et ça, ça booste la confiance et la motivation de tout le monde.

En bref, l’offboarding RH, c'est bien plus qu'une simple formalité administrative. C'est une opportunité de renforcer votre culture d'entreprise, de protéger vos ressources, et de créer des ambassadeurs de marque. Alors, pourquoi s'en priver ?

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Les avantages d’un offboarding réussi

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Il peut sembler paradoxal de faire des efforts pour le départ d'un employé, surtout si c’est une démission ou une rupture de contrat. Cependant, un processus d'offboarding bien géré offre de nombreux avantages à l'entreprise qui s'y engage.

Adopter une approche proactive en matière d'offboarding transforme les départs en opportunités de croissance et de résilience. En intégrant des pratiques systématiques d'accompagnement au départ, les entreprises peuvent non seulement atténuer les effets négatifs des démissions, mais aussi tirer parti de ces moments de transition pour renforcer leur culture organisationnelle et leur réseau professionnel.

L’offboarding, c’est d’abord l’occasion d’améliorer sa marque employeur, mais il a aussi bien d’autres vertus ! On vous présente ici quelques-uns des avantages d’un offboarding réussi :

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Transmettre les connaissances

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Un autre atout majeur est la transmission fluide des compétences et du savoir-faire au sein de l'entreprise. Un offboarding complet, organisé de manière anticipée, offre aux employés sortants l'occasion de partager leur expérience et leurs connaissances, évitant ainsi toute perte de savoir-faire et de productivité.

L'idéal pour les employeurs et les équipes RH est d'avoir des collaborateurs qui, avant de partir, font une passation de leurs connaissances et de leur expertise à leurs successeurs dans un esprit de collaboration positive. Une capitalisation des compétences, pour préserver l'ensemble des savoirs et bonnes pratiques des salariés dans l’entreprise sur le long terme.

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Engager les employés restants

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Un autre avantage des processus d'offboarding bien menés est l'effet positif qu'ils ont sur les salariés restants. Le soin apporté au départ d'un collaborateur démontre l'importance que l'entreprise et le manager accordent à leurs salariés.

Cette attention renforce l'engagement des collaborateurs restants et les motive. En retour, cet état d'esprit réduit le stress au travail et améliore le bien-être des collaborateurs. Finalement, un offboarding bien orchestré permet de prendre soin de l’équilibre du collectif.

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Faciliter le recrutement boomerang

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Un bon offboarding augmente les chances de réembaucher d'anciens employés, ce qu’on appelle un recrutement boomerang. En recrutant une personne ayant déjà travaillé parmi les équipes dans l’entreprise permet de réduire le temps de recrutement et de l'intégration.

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Mettre en place l’offboarding étape par étape

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Mais concrètement, comment mettre en place un processus d’offboarding efficace ? Voici nos conseils sous forme d’étapes pour y voir plus clair.

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1. Allier communication et discrétion

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Pour gérer les départs en douceur, une bonne communication et la confidentialité sont essentielles. Un flou autour d'un départ peut semer la méfiance et la frustration dans l'équipe. Toutefois, il est important de respecter une période de discrétion, permettant au salarié sortant, s’il le souhaite, d'annoncer la nouvelle à ses collègues à sa manière. Cela donne également le temps nécessaire pour s'aligner sur les procédures de départ.

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2. Planifier la passation

Organisez une période de transition où le collaborateur sortant peut transférer ses connaissances et responsabilités au nouvel arrivant. C’est le meilleur moyen d’assurer une continuité dans les tâches, avec une prise de poste simplifiée et efficace.

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3. Gérer l'administratif

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Assurez-vous que tous les documents et démarches administratives sont en ordre pour un départ en toute sérénité. Par exemple, l’attestation France Travail, le dernier bulletin de paye, le solde de tout compte ou encore le certificat de travail.

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4. Réaliser une « exit interview »

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L'entretien de sortie, souvent vu comme une simple formalité, peut en réalité être une mine d'or d'informations ! D'ailleurs, 70 % des employés qui démissionnent sont disposés à fournir des retours constructifs à ce moment-là (Source : Harvard Business Review, "Making Exit Interviews Count"). L'entretien de départ est une occasion précieuse pour obtenir des insights pertinents de la part du collaborateur sortant. Soyez à l'écoute et adoptez une approche constructive pour qu'il se sente libre de partager ses impressions. Analyser ces feedbacks est crucial pour ajuster la stratégie de l'entreprise.

Il est recommandé de maintenir une approche humaine tout au long du processus d'offboarding, notamment lors de l’entretien de sortie, en privilégiant le dialogue et la collaboration, plutôt que de se perdre dans des formalités administratives.

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5. Récupérer le matériel et sécuriser les données de l’entreprise

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Assurez-vous que tous les équipements (tenues, ordinateur, voiture de fonction…) et accès aux outils et informations de l’entreprise sont restitués et sécurisés.

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6. Prendre soin de ceux qui restent

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Un départ peut être un moment perturbant pour les membres de l'équipe qui restent, surtout avec la charge de travail supplémentaire à gérer. Profitez de cette période pour exprimer votre gratitude envers l'équipe pour leur engagement et leurs efforts. Cela booste leur motivation et facilite l'intégration de futurs collègues.

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7. Maintenir le lien

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Rester en contact en prenant régulièrement des nouvelles ou en invitant les anciens collaborateurs à des événements de la vie de l’entreprise. Cela aide à entretenir et à élargir le réseau de l'entreprise, tout en renforçant votre image. 

Dynamisez votre réseau d'alumni en encourageant vos collaborateurs sortants à y adhérer. Votre réseau d'anciens est une pépinière de talents. Ett qui sait, certains pourraient avoir envie de faire leur grand retour !

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8. Penser à l'automatisation

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Il existe des solutions qui centralisent toutes les tâches liées à l'offboarding sur une seule plateforme. Le processus d’offboarding est à la fois complexe et complet, la digitalisation permet de ne rien oublier et de le simplifier. Un outil RH digital peut automatiser le processus tout en mettant l'accent sur l'humain, créant ainsi un parcours structuré et fluide.

L'offboarding, souvent négligé, est pourtant une composante essentielle de la gestion des collaborateurs dans une entreprise moderne. Alors que le marché du travail évolue et que les démissions deviennent plus fréquentes, l’organisation efficace des départs devient un véritable levier de succès pour les organisations. Un processus d'offboarding bien structuré permet non seulement de préserver les précieuses connaissances et compétences, mais aussi de renforcer la culture d'entreprise et la marque employeur.

La clé ? Une approche humaine et proactive. En suivant plusieurs points importants, on crée une expérience positive qui peut transformer d'anciens employés en ambassadeurs enthousiastes de la marque. De plus, les feedbacks recueillis lors d’un entretien de sortie sont des outils précieux pour ajuster et améliorer les pratiques internes, contribuant ainsi à un environnement de travail plus sain et motivant.

L'automatisation et les outils digitaux sont également des alliés de taille dans ce processus, simplifiant la gestion des départs et assurant que toutes les étapes, des formalités administratives à la récupération du matériel, sont couvertes sans accroc. Cette digitalisation permet de se concentrer sur l'essentiel : l'humain.

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En somme, l'offboarding n'est pas juste une formalité administrative ; c'est une opportunité pour l'entreprise de montrer sa valeur et son engagement envers ses employés, même au moment de la séparation. En intégrant l'offboarding comme une partie intégrante de la stratégie RH, les entreprises peuvent transformer ce moment de transition en une expérience positive pour tous les acteurs impliqués, assurant ainsi une continuité et une croissance durable.

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Finalement, bien gérer l'offboarding, c'est dire "au revoir" plutôt qu'"adieu". 

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